Rejestry i ewidencje
1. Rejestr bezrobotnych i poszukujących pracy
Powiatowe urzędy pracy rejestrują bezrobotnych i poszukujących pracy oraz prowadzą rejestr tych osób. Rejestr bezrobotnych i poszukujących pracy stanowi elektroniczny zbiór danych o bezrobotnych i poszukujących pracy, uzyskanych w trakcie rejestracji oraz w trakcie posiadania statusu bezrobotnego albo poszukującego pracy, w tym w szczególności danych dotyczących proponowanych i udzielanych form pomocy określonej w ustawie, pozbawienia posiadanego statusu oraz przyczyn tego pozbawienia.
2. Rejestr danych o rynku pracy w powiecie, w tym rejestr danych osobowych osób fizycznych
W rejestrze danych powiatowego urzędu pracy są przetwarzane dane osobowe osób fizycznych, o których mowa w art. 4 ust. 5a, 5b i ust. 5c pkt 1-11 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy:
„4.5a. W rejestrze centralnym minister właściwy do spraw pracy przetwarza dane osobowe:
1) bezrobotnych korzystających z pomocy określonej w ustawie udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia lub podmioty realizujące pomoc w imieniu publicznych służb zatrudnienia, w tym pozyskane od agencji zatrudnienia w ramach realizacji działań, o których mowa w art. 66d;
2) poszukujących pracy korzystających z pomocy określonej w ustawie udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia lub podmioty realizujące pomoc w imieniu publicznych służb zatrudnienia;
3) osób niezarejestrowanych korzystających z pomocy określonej w ustawie udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia lub podmioty realizujące pomoc w imieniu publicznych służb zatrudnienia;
4) cudzoziemców zamierzających wykonywać lub wykonujących pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
5) poręczycieli pomocy określonej w ustawie;
6) przedsiębiorców w rozumieniu ustawyz dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221);
7) innych podmiotów korzystających z pomocy określonej w ustawie;
8) zamierzających powierzyć lub powierzających wykonywanie pracy;
9) będących podmiotami powierzającymi wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
10) osób ubezpieczonych;
11) płatników składek;
12) pracowników publicznych służb zatrudnienia;
13) pracowników Ochotniczych Hufców Pracy, korzystających z systemów informatycznych i narzędzi udostępnianych przez ministra właściwego do spraw pracy.
4.5b. W rejestrze centralnym są przetwarzane następujące kategorie danych osobowych bezrobotnych:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) obywatelstwo albo obywatelstwa;
3) numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
4) imiona rodziców;
5) data i miejsce urodzenia;
6) nazwisko rodowe;
7) płeć;
8) stan cywilny;
9) informacje o sytuacji rodzinnej obejmujące:
a) dane osobowe małżonka: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz informacja o jego pozostawaniu albo niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy,
b) dane osobowe dzieci pozostających na utrzymaniu: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę i miejsce urodzenia,
c) w przypadku opiekuna osób niepełnosprawnych opiekującego się osobą niepełnosprawną ze znacznym stopniem niepełnosprawności lub dzieckiem z orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji - dane osobowe każdej osoby niepełnosprawnej lub każdego dziecka: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
d) dane osobowe osoby lub osób zależnych obejmujące dla każdej osoby: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
10) adres zameldowania na pobyt stały lub czasowy oraz adres do korespondencji;
11) adres poczty elektronicznej lub numer telefonu lub inne dane kontaktowe, o ile je posiadają;
12) informacje dotyczące wykształcenia, zainteresowania podjęciem szkolenia i pracy;
13) informacje dotyczące rodzaju i stopnia niepełnosprawności oraz przeciwskazań do wykonywania zawodu, jeżeli ich dotyczą;
14) informacje o byciu dłużnikiem alimentacyjnym w rozumieniu przepisów o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, jeżeli ich dotyczą;
15) dane dotyczące doświadczenia zawodowego;
16) informacje niezbędne do ustalenia statusu lub udzielenia pomocy określonej w ustawie;
17) informacje dotyczące:
a) oddalenia od rynku pracy - oznaczającego informacje o umiejętnościach, czasie pozostawania bez pracy, miejscu zamieszkania pod względem oddalenia od potencjalnych miejsc pracy i dostępności do nowoczesnych form komunikowania się z powiatowym urzędem pracy i pracodawcami oraz
b) gotowości do podjęcia pracy - oznaczającej informacje o zaangażowaniu w samodzielne poszukiwanie pracy, gotowości do dostosowania się do wymagań rynku pracy, dyspozycyjności, powodach skłaniających do podjęcia pracy, powodach rejestracji w powiatowym urzędzie pracy, dotychczasowej oraz aktualnej gotowości do współpracy z powiatowym urzędem pracy, innymi instytucjami rynku pracy lub pracodawcami;
18) informacje o pomocy udzielonej na podstawie ustawy, jej przyjęciu albo odmowie jej przyjęcia;
19) informacje o pomocy udzielonej przez:
a) jednostki organizacyjne pomocy społecznej w zakresie określonym w przepisach o pomocy społecznej, przekazywane przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego,
b) jednostki obsługujące świadczenia rodzinne w zakresie określonym w przepisach o świadczeniach rodzinnych, przekazywane przez ministra właściwego do spraw rodziny,
c) ośrodki pomocy społecznej w związku z realizacją działań, o których mowa w art. 50 ust. 2 pkt 2,
d) agencje zatrudnienia w związku z realizacją działań, o których mowa w art. 61b i art. 66n,
e) podmioty realizujące działania z zakresu reintegracji społecznej w ramach Programu Aktywizacja i Integracja, o którym mowa w art. 62a,
f) podmioty realizujące programy specjalne, o których mowa w art. 66a;
20) informacje o gotowości do wyrażenia zgody albo jej braku na:
a) udział w badaniach rynku pracy prowadzonych przez publiczne służby zatrudnienia, organy administracji rządowej, samorządowej lub na ich zlecenie,
b) przetwarzanie danych osobowych wraz z ich zakresem na podstawie przepisów Unii Europejskiej o sieci EURES;
21) informacje przekazywane przez Państwową Inspekcję Pracy w zakresie określonym w przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy.
4.5c. W rejestrze centralnym są przetwarzane, w przypadku:
1) poszukujących pracy - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-13, 15, 16 i 18-20;
2) osób niezarejestrowanych korzystających z pomocy określonej w ustawie - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-11, 16, 18 i 20, a w przypadku osób biorących udział w kształceniu ustawicznym finansowanym ze środków KFS - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-11, 15, 16, 18 i pkt 20 lit. a;
3) poręczycieli pomocy określonej w ustawie - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1, 3 i 10;
4) cudzoziemców, zamierzających wykonywać lub wykonujących pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - dane, o których mowa w art. 90c ust. 8 i 9;
5) przedsiębiorców - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-11, 16, 18 i pkt 20 lit. a, oraz:
a) numer identyfikacji podatkowej NIP,
b) numer identyfikacyjny REGON,
c) adres prowadzenia działalności gospodarczej,
d) numer faksu i adres strony internetowej, o ile je posiadają,
e) informacje określone w art. 18e ust. 1 i art. 18g, w przypadku gdy przedsiębiorca jest agencją zatrudnienia,
f) informacje dotyczące prowadzonej działalności szkoleniowej, w przypadku gdy przedsiębiorca jest instytucją szkoleniową w rozumieniu ustawy,
g) powiadomienia okręgowego inspektora pracy o stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów ustawy, w tym warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
h) dane określone w art. 50 ust. 14a-16ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009, z późn. zm.),
i) informacje o pomocy udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia,
j) dane dotyczące doświadczenia zawodowego, w przypadku przedsiębiorców biorących udział w kształceniu ustawicznym finansowanym ze środków KFS;
6) innych podmiotów korzystających z pomocy określonej w ustawie - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-11, 16, 18 i pkt 20 lit. a, oraz:
a) numer identyfikacji podatkowej NIP, o ile go posiadają,
b) numer identyfikacyjny REGON, o ile go posiadają,
c) adres prowadzenia działalności,
d) numer faksu i adres strony internetowej, o ile je posiadają,
e) powiadomienia okręgowego inspektora pracy o stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów ustawy, w tym warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
f) dane określone w art. 50 ust. 14a-16ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
g) informacje o pomocy udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia,
h) dane dotyczące doświadczenia zawodowego, w przypadku osób biorących udział w kształceniu ustawicznym finansowanym ze środków KFS;
7) osób fizycznych powierzających lub zamierzających powierzyć wykonywanie pracy - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1-11, 16 i pkt 20 lit. a, oraz:
a) numer identyfikacji podatkowej NIP, o ile go posiadają,
b) numer identyfikacyjny REGON, o ile go posiadają,
c) numer faksu i adres strony internetowej, o ile je posiadają,
d) powiadomienia okręgowego inspektora pracy o stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów ustawy, w tym warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
e) dane określone w art. 50 ust. 14a-16ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
f) informacje o pomocy udzielanej przez publiczne służby zatrudnienia;
8) osób fizycznych będących podmiotami powierzającymi wykonywanie pracy cudzoziemcowi - dane, o których mowa w art. 90c ust. 7;
9) osób ubezpieczonych - dane zgromadzone na koncie ubezpieczonego oraz osób ubezpieczonych, przekazywane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie określonym w tych przepisach;
10) płatników składek - dane zgromadzone na koncie płatnika składek, przekazywane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie określonym w tych przepisach;
11) pracowników publicznych służb zatrudnienia - kategorie danych, o których mowa w ust. 5b pkt 1, oraz:
a) miejsce pracy i dane teleadresowe wykorzystywane do użytku służbowego,
b) nazwa i opis zajmowanego stanowiska,
c) ukończone szkolenia, a w przypadku szkoleń inicjowanych przez pracodawcę lub finansowanych albo współfinansowanych ze środków Funduszu Pracy, także koszt szkolenia oraz źródło finansowania,
d) login, informacje o haśle, informacje o aktywności konta pracownika i nadane uprawnienia do systemów teleinformatycznych, jeżeli ich dotyczą;
Przepisy art. 4 ust. 5d i 5e oraz ust. 6a-6h ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczące zabezpieczeń, okresu przetwarzania i usuwania oraz dostępu do danych stosuje się odpowiednio do rejestru danych powiatowego urzędu pracy:
„4.5d. Dane osobowe przetwarzane przez publiczne służby zatrudnienia w rejestrze centralnym podlegają zabezpieczeniom polegającym co najmniej na:
1)dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
2) pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.
4.5e. Dane osobowe, o których mowa w ust. 5a, są przetwarzane w rejestrze centralnym przez okres 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie pomocy.
4.6a. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia wojewódzkim urzędom pracy, a także ministrowi właściwemu do spraw zabezpieczenia społecznego w celu realizacji ich zadań ustawowych, w tym weryfikacji prawa do świadczeń i udzielania pomocy określonej w ustawie, dane z rejestru centralnego, o których mowa w ust. 5a pkt 1-3, 6-8, 10 i 12, w zakresie określonym w ust. 5b i
4.6b. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia powiatowym urzędom pracy w celu realizacji ich zadań ustawowych, w tym weryfikacji prawa do świadczeń i udzielania pomocy określonej w ustawie, dane z rejestru centralnego, o których mowa w ust. 5a, w zakresie określonym w ust. 5b i ust. 5c pkt 1-11, oraz dane osób fizycznych, o których mowa w ust. 5f pkt 3, w zakresie określonym w ust. 5b pkt 1, 3, 10, 11 i 16.
4.6c. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia jednostkom organizacyjnym pomocy społecznej w celu realizacji ich zadań ustawowych, w tym weryfikacji prawa do świadczeń i udzielania pomocy określonej w odrębnych przepisach, dane z rejestru centralnego, o których mowa w ust. 5a pkt 1, 2, 7, 10 i 11, w zakresie określonym w ust. 5b pkt 1-6, 8-12, 15, 16 i 18.
4.6d. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia jednostkom obsługującym świadczenia rodzinne w celu realizacji ich zadań ustawowych, w tym weryfikacji prawa do świadczeń i udzielania pomocy określonej w odrębnych przepisach, dane z rejestru centralnego, o których mowa w ust. 5a pkt 1, 2, 10 i 11, w zakresie określonym w ust. 5b pkt 1-6, 8-11, 14, 16 i 18.
4.6e. Dane, o których mowa w ust. 6a i 6b, są udostępniane w drodze ich wymiany pomiędzy systemem teleinformatycznym, w którym prowadzony jest rejestr centralny, oraz systemem teleinformatycznym, udostępnianym przez ministra właściwego do spraw pracy i wykorzystywanym przez:
1) wojewódzki urząd pracy, oraz ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego do realizacji zadań określonych w ustawie;
2) powiatowy urząd pracy do realizacji zadań określonych w ustawie.
6f. Dane, o których mowa w ust. 6c i 6d, są udostępniane w drodze ich wymiany pomiędzy systemem teleinformatycznym, w którym prowadzony jest rejestr centralny, oraz systemem teleinformatycznym, w którym prowadzony jest rejestr ministra właściwego do spraw:
1)zabezpieczenia społecznego;
2)rodziny.
6g. Dane, o których mowa w ust. 6a-6d. są udostępniane na wniosek dotyczący określonej osoby fizycznej, złożony z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych, o których mowa w ust. 6e i 6f.
6h. Przepisy ust. 6a-6g stosuje się do podmiotów w nich wymienionych, które spełniają łącznie następujące warunki:
1)zapewniają możliwość identyfikacji osoby uzyskującej informacje oraz zakresu, daty i celu ich uzyskania;
2)zapewniają zabezpieczenia uniemożliwiające wykorzystanie informacji niezgodnie z celem ich uzyskania;
3)zapewniają, że dostęp do danych jest nadzorowany i rejestrowany zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
3. W systemach teleinformatycznych prowadzi się rejestry spraw dotyczących:
1) zezwoleń na pracę sezonową,
2) oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
W ramach rejestrów spraw dotyczących zezwoleń na pracę sezonową prowadzi się ewidencje wniosków w sprawie pracy sezonowej. W ramach rejestrów spraw dotyczących oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi prowadzi się ewidencje oświadczeń.
4. Rejestr zarządzeń Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kutnie;
5. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw;
6. Rejestr czynności przetwarzania;
7. Ewidencja skarg i wniosków
8. Ewidencja środków trwałych i nietrwałych
9. Ewidencja odpadów
10. Ewidencja czasu pracy
11. Rejestr zamówień publicznych
12. Ewidencja księgowa